Nếu bạn đang làm việc trong một bộ phận PMO hoặc quan tâm đến công tác quản trị dự án, chắc hẳn bạn đã từng nghe qua các giải pháp như SPM, PPM và PM. Nhìn qua thì ba tên gọi này có vẻ tương tự nhau, nhưng thực tế, chúng giải quyết ba bài toán hoàn toàn khác nhau trong doanh nghiệp.
Ba giải pháp này vận hành theo một mô hình phân tầng:
– Giải pháp Quản lý Dự án (PM) đóng vai trò nền tảng cung cấp dữ liệu thực thi;
– Giải pháp Quản lý Danh mục Dự án (PPM) giúp phối hợp và kiểm soát tất cả các dự án
– Giải pháp Quản lý Danh mục Chiến lược (SPM) đóng vai trò kết nối chiến lược với thực thi
Ba giải pháp phối hợp thành một kiến trúc liền mạch từ công việc hằng ngày cho đến giá trị thực tế mang lại cho doanh nghiệp.
1. Project Management (PM) – Giải pháp quản lý dự án
PM là giải pháp quản lý dự án từ khâu lập kế hoạch đến khâu thực thi, được các quản lý dự án (Project Manager) và đội ngũ thực hiện dự án sử dụng hàng ngày. Các giải pháp PM quen thuộc có thể kể đến như Trello, Asana, Jira, Microsoft Project hay Planview ProjectPlace.
Giải pháp PM cho phép theo dõi task, deadline, milestone và deliverable của từng dự án. Tuy nhiên, điểm cần lưu ý là các giải pháp Project Management tập trung chủ yếu vào kết quả bàn giao (deliverables/outputs) thay vì giá trị chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp.
2. Project Portfolio Management (PPM) – Giải pháp quản lý danh mục dự án
Khi doanh nghiệp triển khai nhiều dự án cùng lúc, giải pháp PPM sẽ kết nối tất cả dự án thành một danh mục tổng thể để mang lại góc nhìn toàn cảnh. Giải pháp SPM giúp doanh nghiệp trả lời những câu hỏi tổng thể như Dự án nào đang đúng tiến độ, dự án nào bị chậm, nguồn lực đang nhàn rỗi hay quá tải, và thước đo để ưu tiên nguồn lực cho dự án này hơn dự án khác?
Giải pháp PPM giúp các doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch các dự án linh hoạt và hiệu quả hơn. Đặc biệt, khi tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), các giải pháp như của Planview có thể chủ động khoanh vùng rủi ro, cân đối năng lực đội ngũ và giữ cho danh mục dự án luôn đồng bộ. Nói cách khác, giải pháp PPM chuyển dịch trọng tâm từ “hoàn thành dự án” sang “hoàn thành những dự án có giá trị cao nhất”.
3. Strategic Portfolio Management (SPM) – Giải pháp quản lý danh mục chiến lược
Giải pháp SPM hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp kết nối trực tiếp mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp với các dự án đang diễn ra thực tế. Giải pháp SPM là nơi để các nhà quản lý và đội ngũ PMO nhìn thấy sự liền mạch giữa chiến lược, nguồn lực đầu tư, giả lập các lựa chọn và ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực.
Các giải pháp SPM hoạt động như một trung tâm điều hành hiện đại, cung cấp góc nhìn toàn diện về nguồn lực đầu tư, các rủi ro tiềm ẩn và đảm bảo mọi sáng kiến đều tạo ra giá trị đo lường được.
Thực tế vận hành
Trong thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều đã triển khai giải pháp quản lý dự án (PM). Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp lại chưa triển khai PPM và SPM nên đang thiếu đi sự liên kết chặt chẽ giữa các dự án với chiến lược tổng thể.
Các giải pháp PPM và SPM từ những đơn vị như Planview có thể giải quyết khoảng trống này bằng cách tích hợp trực tiếp lên giải pháp PM đã triển khai, các doanh nghiệp không nhất thiết phải thay thế hệ thống PM. Cho dù đội ngũ đang vận hành theo mô hình Agile, Kanban hay biểu đồ Gantt, các giải pháp PPM và SPM vẫn có thể kết nối toàn bộ danh mục, tối ưu hóa nguồn lực đầu tư và ứng dụng AI để nắm bắt thông tin theo thời gian thực. Thay vì chỉ tập trung vào việc quản lý từng dự án riêng lẻ, việc áp dụng giải pháp PPM hay SPM sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực kịp thời hơn, ra quyết định chính xác hơn và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp nhanh chóng hơn.
Theo Planview