Ứng dụng AI cho doanh nghiệp thường bắt đầu bằng sự kỳ vọng lớn nhưng nhanh chóng rơi vào thất vọng chỉ sau vài ngày thử nghiệm. Nhiều nhà quản lý mở khung chat, gõ thử vài câu lệnh chung chung và kết luận công cụ này chưa dùng được. Tại SMB+, chúng tôi tin rằng AI không phải là chiếc công tắc để bật lên là xong, mà là năng lực cần được giáo dục, bồi dưỡng hàng ngày bởi những người có chuyên môn.

Ảo Tưởng Về Chiếc Công Tắc Mang Tên Trí Tuệ Nhân Tạo

Kịch bản quen thuộc tại nhiều nơi là nhân viên mở trợ lý ảo và nhập vỏn vẹn vài từ vào khung chat: "Cho tôi xem báo cáo tài chính". Hệ thống không thể hiểu câu lệnh này hướng tới đối tượng nào, kỳ báo cáo ra sao hay lấy nguồn số liệu từ đâu. Câu trả lời trả về đương nhiên rời rạc và không thể dùng vào việc thực tế và nhanh chóng bị kết luận là vô dụng.

Phần lớn người mua phần mềm bị đánh lừa bởi giao diện khung chat tưởng chừng như đã hoàn thiện sẵn. Một ô nhập liệu trống khiến người dùng ngộ nhận rằng có thể hỏi bất cứ điều gì và nhận ngay kết quả chuẩn xác ngày từ đầu. Chính vì vậy, việc đánh giá năng lực của một hệ thống ngay ngày đầu tiên sử dụng là lý do khiến nhiều dự án công nghệ nhanh chóng bị bỏ dở.

3 Bước Xây Dựng Năng Lực Cho Trợ Lý Thông Minh

Để công nghệ mới thực sự phát huy tác dụng trong tổ chức, đội ngũ triển khai cần tập trung vào ba yếu tố nền tảng.

Bổ Sung Ngữ Cảnh Hoạt Động Cho Hệ Thống

Trí tuệ nhân tạo hiện nay có thể đọc hiểu dữ liệu nhưng không thể tự nắm bắt các quy ước ngầm nội bộ. Mỗi công ty đều có cách gọi tên chỉ số, quy ước viết tắt và những trường thông tin tự tạo riêng. Việc cung cấp cho hệ thống ý nghĩa thực sự đằng sau từng trường dữ liệu là chìa khóa để nhận về kết quả chuẩn xác và nhanh chóng.

Biến Câu Lệnh Thành Tài Sản Chung Của Đội Ngũ

Những câu lệnh hữu ích nhất không bao giờ được viết ra một cách qua loa mà phải được đúc kết trực tiếp bởi những nhân sự có chuyên môn đang thực hiện công việc hàng ngày. Khi một nhân sự tìm ra cách đặt câu hỏi giúp xử lý nhanh một báo cáo tuần, câu lệnh đó cần được lưu trữ và chia sẻ lại cho toàn đội ngũ cùng sử dụng.

Duy Trì Tương Tác Hai Chiều Thay Vì Ra Lệnh Một Lần

Những nhóm khai thác công nghệ tốt thường làm việc với trợ lý ảo như một người cộng sự thực thụ thông qua sự đào tạo hàng ngày. Họ chia nhỏ một tác vụ phức tạp thành nhiều bước kiểm tra, phản hồi lại các điểm chưa khớp và cùng hệ thống tinh chỉnh kết quả cuối cùng. Đối thoại nhiều bước giúp loại bỏ sai lệch và tăng độ tin cậy của thông tin.

Muốn AI Thông Minh Thì Trước Hết Phải Chuẩn Hóa Quy Trình

Từ góc nhìn thực tế khi đồng hành cùng các dự án công nghệ SMB+ nhận thấy một điểm nghẽn lớn hơn: Muốn trợ lý số làm việc hiệu quả, doanh nghiệp phải bắt đầu bằng việc sắp xếp lại quy trình và thông tin nội bộ đầy đủ. Chúng ta thường kỳ vọng AI thông minh như một nhân sự cấp cao ngay ngày đầu nhận việc nhưng một nhân sự tài năng cũng cần tài liệu hướng công việc, quy trình rõ ràng và người hướng dẫn đồng hành trong giai đoạn đầu.

Nếu quy trình làm việc của công ty vẫn nằm rải rác trong tin nhắn cá nhân, mỗi phòng ban lại hiểu một thuật ngữ theo cách khác nhau, thì không có bất kỳ hệ thống nào có thể suy luận chính xác.

Chính vì vậy, ứng dụng AI cho doanh nghiệp thực chất là cơ hội để tổ chức nhìn lại chính doanh nghiệp của mình:

  • Ghi chép lại các quy tắc làm việc: Đưa toàn bộ các bước thực hiện, quy định xử lý và cách hiểu thuật ngữ thành tài liệu rõ ràng.
  • Gắn liền với một nhiệm vụ cụ thể: Chọn ra một đầu việc lặp lại hàng tuần để bắt đầu đào tạo hệ thống thay vì giao phó những mục tiêu quá lớn lao.

Khi doanh nghiệp đã chuẩn hóa được luồng thông tin, trí tuệ nhân tạo mới có đủ nguyên liệu để trở thành trợ thủ đắc lực trong chuỗi giá trị vận hành và góp phần tạo ra hiệu quả kinh doanh